Meðferð persónuupplýsinga umsækjenda

Origo er ábyrgðaraðili að vinnslu persónuupplýsinga sem fram fer vegna umsókna um störf hjá fyrirtækinu og í tengslum við ráðningarferli. Í því felst að Origo ákveður aðferðir og tilgang við vinnslu persónuupplýsinga þeirra einstaklinga sem sækja um starf hjá fyrirtækinu.

Origo hefur skipað persónuverndarfulltrúa sem tekur við fyrirspurnum á netfangið personuvernd@origo.is

Nánari upplýsingar um meðferð persónuupplýsinga hjá Origo og hvernig umsækjendur geta neytt réttinda sinna.

Origo áskilur sér rétt til að endurskoða þessa samantekt hvenær sem er. Síðustu breytingar voru gerðar 3. júlí 2018.

1. Hvaða persónuupplýsingar vinnur Origo um umsækjendur?

1.1. Allir umsækjendur

Origo mun safna, geyma og með öðrum hætti nota eftirfarandi flokka persónuupplýsinga um alla umsækjendur:

upplýsingar sem fram koma í ferilskrá og kynningarbréfi
upplýsingar sem fram koma á umsóknareyðublaði og umsækjandi hefur fyllt út, þ.m.t. samskiptaupplýsingar, starfsferil og menntun.

1.2. Umsækjendur sem komast áfram í valferli (komast í viðtal vegna starfs)

Origo safnar þar að auki eftirfarandi upplýsingum um þá umsækjendur sem komast áfram í valferli:

upplýsingar sem umsækjandi veitir í starfsviðtali

1.3. Umsækjendur sem komast áfram í ráðningarferli

Komist umsækjendur áfram í ráðningarferli er þar að auki safnað neðangreindum upplýsingum:

sakavottorð
upplýsingar frá meðmælendum (þegar við á)

Origo óskar einungis eftir sakavottorði frá umsækjendum áður en ákveðið er að bjóða þeim starf. Sakavottorð er skoðað og tekin er afstaða til þess hvort viðkomandi sé boðið starf. Að skoðun lokinni er sakavottorði eytt og þau ekki geymd áfram. Fyrirtækið telur sig hafa lögmæta hagsmuni af því að athuga sakavottorð þeirra einstaklinga sem boðið er starf hjá fyrirtækinu vegna öryggissjónarmiða.

2. Sérstakir flokkar persónuupplýsinga (viðkvæmar persónuupplýsingar)

Origo vinnur almennt ekki sérstaka flokka persónuupplýsinga sem krefjast sérstakrar verndar um umsækjendur. Ekki er óskað eftir að umsækjendur gefi upp slíkar upplýsingar í umsókn sinni, en hins vegar kunna umsækjendur að setja inn slíkar upplýsingar í ferilskrá, kynningarbréf eða textasvæði á umsóknareyðublaði.

3. Hvernig safnar Origo persónuupplýsingum um umsækjendur?

Origo safnar upplýsingum um umsækjendur frá eftirfarandi aðilum:

umsækjanda sjálfum
ráðningarskrifstofu (taki hún þátt í ráðningarferli)
meðmælendum (ef umsækjandi kemst áfram í ráðningarferli)

4. Hvernig mun Origo nota persónuupplýsingar umsækjenda?

Origo mun nota persónuupplýsingar sem safnað er um umsækjendur í eftirfarandi tilgangi:

Til að meta hæfni fyrir starf
Staðfesta bakgrunn og meðmæli (þegar við á)
Til að eiga samskipti við umsækjendur
Til að halda utan um gögn sem tengjast ráðningarferli

Origo hefur lögmæta hagsmuni af því að ákveða hvort umsækjendur séu ráðnir í tiltekið starf í þeim tilfellum sem það þjónar hagsmunum fyrirtækisins.

Vinnsla á persónuupplýsingum umsækjenda er nauðsynleg svo fyrirtækið geti tekið ákvörðun um hvort gerður sé ráðningarsamningur við tiltekinn umsækjanda.

5. Miðlun persónuupplýsinga til þriðja aðila

Origo mun ekki undir neinum kringumstæðum miðla persónuupplýsingum umsækjenda til þriðja aðila utan fyrirtæksins.

6. Öryggi persónuupplýsinga

Hjá Origo hafa verið gerðar viðeigandi öryggisráðstafanir til að koma í veg fyrir að persónuupplýsingar glatist fyrir slysni, óheimila notkun eða aðgang að upplýsingum, þeim sé breytt eða þær birtar. Að auki hefur aðgangur að persónuupplýsingum verið takmarkaður með þeim hætti að aðeins þeir starfsmenn eða verktakar sem vegna starfa sinna, þurfa að nota upplýsingarnar hafa aðgang að þeim. Allir starfsmenn Origo eru bundnir trúnaðarskyldu samkvæmt ráðningarsamningi.

Til staðar eru verklagsreglur og ferli sem taka á því ef upp kemur öryggisbrot við meðferð persónuupplýsinga. Umsækjendum (eða eftirlitsyfirvaldi þar sem við á) mun vera tilkynnt um öryggisbrot þegar fyrirtækinu ber skylda samkvæmt persónuverndarlögum að tilkynna það.

7. Hversu lengi mun Origo geyma persónuupplýsingar umsækjenda?

Origo mun geyma persónuupplýsingar umsækjenda í allt að 9 mánuði eftir að umsókn berst fyrirtækinu. Nauðsynlegt er að geyma persónuupplýsingar umsækjenda svo hægt sé að sýna fram á að umsækjendum hafi ekki verið mismunað og að umsóknarferli hafi farið fram með sanngjörnum og gagnsæjum hætti.

Eftir 9 mánuði mun Origo eyða persónuupplýsingum umsækjenda með öruggum hætti. Ef umsækjendur kjósa að viðhalda umsókn sinni inni á umsóknarvef verða persónuupplýsingar þeirra geymdar áfram í 9 mánuði til viðbótar.

Í einhverjum tilvikum mun Origo vilja óska eftir að geyma upplýsingar um umsækjendur lengur vegna frekari starfstækifæra hjá fyrirtækinu. Í þeim tilvikum mun Origo hafa samband sérstaklega við umsækjanda og óska eftir samþykki.

8. Réttindi umsækjenda

Umsækjendur njóta ákveðinna réttinda samkvæmt persónuverndarlögum, að vissum skilyrðum uppfylltum. Þau réttindi sem umsækjendur kunna að hafa eru eftirfarandi:

Réttur til aðgangs - það gerir umsækjendum kleift að óska eftir afriti af persónuupplýsingum sem Orgio kann að geyma um þá og staðreyna að þær séu unnar með lögmætum hætti.
Réttur til leiðréttingar - það gerir umsækjendum kleift að leiðrétta ófullkomnar eða ónákvæmar upplýsingar sem fyrirtækið geymir um þá.
Réttur til eyðingar – það gerir umsækjendum kleift að óska eftir að persónuupplýsingum sínum sé eytt þar sem tilgangur fyrir vinnslu er ekki lengur til staðar að vissum skilyrðum uppfylltum.
Réttur til að andmæla vinnslu – það gerir umsækjendum kleift að andmæla vinnslu á persónuupplýsingum sínum sem byggð er á lögmætum hagsmunum fyrirtækisins (eða þriðja aðila). Rétturinn nær einnig til þess að andmæla vinnslu persónuupplýsinga i þágu beinnar markaðssetningar.
Réttur til að takmarka vinnslu – það felur í sér að umsækjendur geta óskað eftir að takmarka vinnslu á persónuupplýsingum, t.d. á meðan þær eru leiðréttar.
Réttur til að flytja upplýsingar - í takmörkuðum tilfellum getur umsækjandi óskað eftir að upplýsingar hans séu fluttar yfir til annars aðila sé vinnsla byggð á samþykki.
Réttur til að draga til baka samþykki – í takmörkuðum tilfellum getur umsækjandi óskað eftir að draga til baka samþykki hafi fyrirtækið aflað samþykki hans fyrir ákveðinni vinnslu persónuupplýsinga.

Nánari upplýsingar um hvernig umsækjendur geta neytt réttinda sinna.